Bolagsstyrning

PRINCIPER FÖR BOLAGSSTYRNING

Bolagsstyrningsrapporten har upprättats enligt Årsredovisningslagen (1995:1554). Stenvalvet omfattas inte av Svensk kod för bolagsstyrning, då endast bolagets skuldebrev är noterade på en reglerad marknad. Till grund för Stenvalvets bolagsstyrning ligger huvudsakligen aktiebolagslagen, bolagsordningen, Nasdaq Stockholms Regelverk för emittenter (räntebärande instrument) samt interna regler och riktlinjer.

BOLAGSORDNING

Bolagsordningen tillsammans med gällande lagar och befintligt aktieägaravtal reglerar verksamheten och styrningen för Stenvalvet. Stenvalvet är ett publikt aktiebolag med skuldebrev noterade på Nasdaq Stockholm. Bolaget, med säte i Stockholm, har organisationsnummer 556803-3111. Verksamhetsföremålet är att direkt eller indirekt äga, förvalta och uthyra s. k. samhällsfastigheter. Räkenskapsåret omfattar kalenderår.

VAL AV STYRELSE OCH ÄNDRING AV BOLAGSORDNING

Stenvalvets bolagsordning innehåller inga särskilda bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter eller om ändring av bolagsordningen.

AKTIER OCH AKTIEÄGANDE

Bolagets ägs till 99,6 % av Kyrkans Pensionskassa, Kåpan Pensioner Försäkringsförening och Stiftelsen för Strategisk Forskning. Resterande 0,4 % ägs indirekt av bolagets VD och övrig företagsledning.

AKTIEÄGARNAS RÖSTRÄTT

Stenvalvets bolagsordning innehåller inga begränsningar avseende hur många röster respektive aktieägare får rösta för på bolagsstämma.

BEMYNDIGANDEN TILL STYRELSEN OM AKTIER I BOLAGET

Bolagsstämman har inte lämnat några bemyndiganden till styrelsen innebärande att bolaget ska ge ut nya aktier eller förvärva egna aktier.

BOLAGSSTÄMMA

Bolagsstämman är bolagets högsta beslutsfattande organ. Vid bolagsstämman ges samtliga aktieägare möjlighet att utöva det inflytande över bolaget som deras respektive aktieinnehav representerar. Årsstämman 2019 hölls den 9 april På Miss Clara by Nobis, Sveavägen 48, Stockholm. Samtliga aktieägare var representerade, därutöver närvarade den avgående samt den nyvalda styrelsen, bolagets revisor Petra Lindström samt bolagets ledning och chefsjurist. Utöver obligatoriska ärenden som anges i bolagsordningen fattades beslut om:

  • Arvode till styrelseordföranden ska utgå med 150 tkr och arvode till övriga styrelseledamöter ska utgå med vardera 75 tkr i fast arvode samt ett rörligt arvode om 10 tkr per styrelsemöte och ledamot som ledamot deltar i. Arvode utgår inte till ledamot som är anställd hos någon av ägarna om aktuell ägare har fattat beslut om att arvode till ledamot inte ska utgå. Arvode till revisor utgår enligt godkänd räkning.
  • Omval av styrelseledamöterna Dag Klackenberg och Thomas Holm samt nyval av styrelseledamöterna Marie Giertz, Ann Grevelius, Ingalill Berglund och Hans Rydstad. Till styrelsens ordförande valdes Dag Klackenberg.
  • Omval av revisionsbolag: KPMG som utsett Petra Lindström som huvudansvarig revisor.

STYRELSEN

Styrelsen består av sex ledamöter. Styrelsens uppgift är att ansvara för bolagets organisation och förvaltning, fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation samt se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och efterlevnad av lagar och andra regler. Under 2018 har styrelsemötena bland annat behandlat affärsläget, strategier, ekonomisk rapportering, investeringsbeslut samt förvärv. Under året har 14 protokollförda styrelsemöten genomförts

VD OCH KONCERNLEDNING

Vd ansvarar för den operativa styrningen, att sköta den löpande förvaltningen och leda verksamheten i enlighet med styrelsens riktlinjer, anvisningar och beslut. Till sin hjälp har vd Magnus Edlund en koncernledning som består av Sara Östmark, vice vd samt Affärsutvecklingschef, Mattias Tegefjord (Förvaltningschef), Eva Kriegelstein (Projektutvecklingschef), Mario Pagliaro (CFO), Marie Arnberg (HR-chef), Pia Orthén (Hållbarhets- och innovationschef) samt Åsa Scharfe (Kommunikationschef).

REVISORER

Till revisorer har utsetts KPMG AB. Revisorns uppgift är att granska bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och vd:s förvaltning. Vid minst ett styrelsemöte per år samt vid årsstämman deltar bolagets revisor och redogör för iakttagelser och eventuella synpunkter som uppkommit i samband med granskningen.

INTERN KONTROLL

Enligt aktiebolagslagen ansvarar styrelsen för den interna kontrollen. Syftet med den interna kontrollen är att, med rimlig grad av säkerhet, uppnå ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, regler, policys och riktlinjer. Denna rapport om Stenvalvets interna kontroll avser Stenvalvets finansiella rapportering.

KONTROLLMILJÖ

Den interna kontrollen bygger på dokumenterade policyer, riktlinjer, processbeskrivningar, ansvarsfördelningar och arbetsfördelningar såsom styrelsens arbetsordning, instruktion för vd med tillhörande attestinstruktion och finanspolicy. Efterlevnaden av dessa följs upp och utvärderas kontinuerligt. Risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras, analyseras och elimineras på en kontinuerlig basis genom nya eller ändrade riktlinjer för den interna kontrollen.

RISKHANTERING

Riskbedömning och riskhantering finns inbyggt i bolagets processer. Olika metoder används för att värdera risker samt för att säkerställa att de relevanta risker som Stenvalvet är utsatt för hanteras i enlighet med fastställda styrdokument och riktlinjer

KONTROLLAKTIVITETER

Styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen dels genom en instruktion för vd, dels genom att löpande behandla rapporter, rekommendationer och förslag till beslut. Bolagsledningen bereder för styrelsens granskning och kontroll, delårsrapporter, värderings- och redovisningsfrågor. Styrelsen utvärderar löpande risker i den finansiella rapporteringen samt gällande redovisningsprinciper.

INFORMATION OCH KOMMUNIKATION

Stenvalvets kommunikationsriktlinje syftar till att uppnå en effektiv och korrekt informationsgivning avseende den finansiella rapporteringen. Riktlinjerna är utformade så att de ska följa svensk lagstiftning och Nasdaq Stockholms regelverk rörande noterade skuldebrev.

STYRNING OCH UPPFÖLJNING

Löpande uppföljning av resultatutfall sker på flera nivåer i bolaget, såväl på fastighetsnivå, dotterbolagsnivå som på koncernnivå. Avrapportering sker till ledning och styrelse. Styrelsen följer i anslutning till delårsrapporter upp den ekonomiska utvecklingen i förhållande till affärsplan och budget samt att utvecklingen av beslutade investeringar följer plan